文：王智远|ID:Z201440
好吧，你说的对。
已往，把握一个技能可以在公司驻足。如今环境大有差别，不但要夺目技能，还要高效完成工作。
比如：
制作项目了案PPT时，假如别人要一天才华完成，你却1小时搞定。那么，你的服从无疑为公司节流大量时间本钱，这肯定也是个人无形竞争力之一。
技能是生产力，把握技能的本领，是高级生产力。
昨天，我碰到一个题目：
一个朋侪说，节后返来，面对一大堆运营表格，公式忘得差不多，领导让拉一下数据，来日诰日开会用，忽然有点焦头烂额。
怎么办呢？别发急，我想把常用的一套AI处理惩罚表格的方法分享给你，盼望镌汰工作焦急。
01
讲过故事：
年前，去了一家相助乙方公司开会。集会会议竣事，项目司理给下面的一个搭档说：小王，我们必要给一个客户做小红书的月度投放规划，你弄一个表格出来。
小王回到工位，苦思冥想，然后，在一些行业群里喊，朋侪们，你们谁有媒介投放表啊，给我参考下，找半天，发现一大堆表格没有一个和当前项目吞并的。
怎么办？
工作先改变头脑方式。不妨从简单制作表格开始。当我们讨论AI处理惩罚表格时，可以从两个维度思量：
其一，集成表格自带AI体系
这种环境下，只要提出题目，体系帮你实行某个动作；比如：你说，帮我天生树状图，AI体系直接可以或许完成。
不外，国内除WPS可以创建智能表格以外，我还没有看到其他软件支持这种即时互动。
大多数环境下，你要把表格上传到各类网站上，然后举行提问，这种方法也可以或许满意根本需求，但相比之下就显得不那么方便。
国内像：酷表ChatExcel、智谱AI的ChatGLM、科大讯飞的星火、百度的文心一言、字节跳动的豆包，根本都可以满意底子表格的操纵。
第二个维度是重头戏
涉及到「怎样提问」的题目。文科头脑和理科头脑不一样，以是，处理惩罚表格时，你大概要把握怎样制作表头、怎样举行数据处理惩罚、怎样举行数据分析、以及怎么运用公式等几个方面。
思考一下，让AI制作一个表头包罗哪几个维度呢？
以上述（月度投放规划）为例，一个投放规划应该包罗以下几个关键信息：月度筹划、投放渠道、关键时间节点、达人选择、达人范例、达人传播要求的具体细节，以及其他留意事项。
这些维度，是我根据个人履历总结的。但是，但对于那些没有相干履历的人来说，大概会以为无从动手。这时，就可以将任务交给AI来处理惩罚。
你只需对AI说：
“我必要制作一个关于达人投放的表格，大概包罗时间、达人选择、留意事项等维度，我思量的不敷全面，请你帮我增补。”
如许，AI就会根据你的原始点子，举行扩充；你的表头美满度会得到进一步提拔。
因此，做表头之前，有两个步调：提炼要做表格的重要诉求信息；有了底子信息，让AI帮你美满信息。
其他行业同理，如今关于项目进度类、我一样平常用飞书文档、notion、钉钉搞定，内里一些底子模板都有，完全不消本身在费脑筋的想。
以下以ChatGPT为例：
可以看到，它把投放预算、目标受众、关键指标、相助条款、后续跟进与评估、风险管理全部摆列了出来。拿到这些信息后，你可以说，基于这些信息，帮我把表头制作出来，以Excel情势。
这里有两点要留意：
起首，AI答复偶然大概不敷连贯。因此，紧张的是将全部信息整理出来，然后，再次向AI举行具体的扣问。如许做可以资助您得到更正确和全面的信息。
其次，当你必要AI天生表格时，应该明白指出所需具体格式。这包罗标准Excel格式、Python格式、树状布局、交错表格、带有过滤器和排序功能的表格、图表连合的表格、包罗公式盘算的表格，乃至是定制颜色和样式的表格等。
以我个人履历为例，我会用到标准的Excel表格、带排序功能和定制颜色的表格。在向AI提供指令时，会相对明白地指出这些需求。
偶然间，你大概想不到公式或某些功能，也无所谓，后续都可以举行添加。有了信息，可以要求它把表头制作出来了。
像豆包、文心一言、以及KimiChat，一样平常不会直接给出Excel，它会用markdown给出，markdown算是一种轻量级标记语言，重要是由行（rows）和列（columns）构成。利用竖线|来分隔差别的列。
02
那么，用它怎么转化成表格呢？
第一种：一些自带Markdown编辑器的软件支持，比如阿里语雀，把它拷贝到内里，你直接可以导出为Excel文件。
第二种：手动将Markdown表格复制到Excel中，Excel可以或许辨认并精确格式化Markdown表格。要么就是，利用在线工具、脚原来实现Markdown到Excel转换。这些工具通常答应您粘贴Markdown代码，并导出为.xlsx或.csv文件。
也不是太复杂，刻意练习一下就能完成。这是我对表头信息管理、和导出的底子方法。尚有两类进阶的，叫提炼法和融合法。
什么是提炼法呢？
举个例子，假设同事给你一个实行表格，你发现表头计划得非常好，想要鉴戒它。但题目是，表格中包罗了一些不必要的数据和其他不相干的单位。
这时，假如手动删，会发现特别贫苦，要么，内里还设定了一些公式，一不警惕整个格式就乱了；这时，我一样平常会把它交给AI处理惩罚。
只要告诉AI：
请你帮我过滤并提取表格的表头，我不必要此中数据部分和某些公式。通过这种指令，AI就能帮你筛选出所需的表头信息，并过滤的不须要的内容。
融合法有两个步调：
一，我大概有几个差别的表格，每个表格都包罗有代价的数据和信息，但它们都不完备，大概格式各异。那，可以把这些信息源提炼出来，给到AI，让它帮我主动整理出一个高度相似的表格。
给的过程中，提示它，你要用什么表头，表头包罗哪些关键信息。如许，AI可以资助我辨认和整合关键数据，还能办理数据辩论，不同等导致的题目。
二是，我看到两个差别的表头都有我想要的东西，但也有不要的。这时，我大概必要创建一个新的。我会思量，哪些元素是两个共有的，哪些是互补的，然后把它给到AI，让AI帮我归并它们。
不外，这里的难处是，要思考清楚哪些有效，必要增长哪些，以包管新表格的清楚完备。我辅助甲方做月度规划、新媒体运营筹划、尚有投放类表格时，两种办法挺受用，你可以拿来参考。
03
固然，不能光做表头，偶然还要做数据分析。
要举行数据分析，得有数据。就像在烹调时必须要有食材一样。这些食材就相称于要导入Excel中的外部数据。
Excel中，可以从各种泉源获取外部数据，比方文本文件、数据库、Web页面等。就比如可以从差别的菜场、超市中获取差别的食材。
我们可以与AI对话，让AI提供数据；还可以通过搜刮引擎、文天职析和API集成与各种数据源交互，以快速得到正确、及时的外部数据。
怎样从文本文件导入数据为例，一共有两个方法：
其一：
打开Excel：启动Excel程序并打开一个新的工作簿，大概打开一个已有的工作簿。
选择导入数据：在Excel的“数据”选项卡中，点击“从文本/CSV”按钮；欣赏文件位置，选择您的TXT文件，点击“导入”。
设置导入选项：Excel将打开一个导入领导窗口。在这里，您可以设置文本文件的编码方式、以及分隔符（如逗号、制表符等）。选择得当的分隔符可以确保文本文件精确地分列。
预览和加载数据：预览窗口会表现数据的导入结果。假如满意，点击“加载”。还可以选择“变更数据”进入“PowerQuery编辑器”举行更复杂的数据处理惩罚。
其二，直接打开TXT文件。
在Excel中，直接通过“文件”-“打开”找到并选择TXT文件，Excel会主动启动文本导入领导。
然后，依照领导指示：选择得当的分隔符，如制表符、逗号或空格；设置文本列的数据格式（如文本、日期或通例）。
完成导入，完成设置后，点击“完成”，数据就会被导入到新的工作表中。
这两个相对来说，都是常常用的。对于财务职员、运营职员并不陌生，不外，一些市场营销或运营小白，要学习一下，我以为操纵一遍就会了。
固然，如今WPS和Excel相对比力成熟，你下载下来的数据，直接拖拽到Excel内里，也能主动触发。
尚有一种是外部的数据。
外部分两种：第一种通过提问探求。比如：请给我出瑞幸咖啡2023年第三季度财报、包罗种别、额度、增长率，以表格情势输出。
我常常利用KIMIChat，它会天生Markdown，直接复制就行。其他AI软件应该也还可以实现，不要你要甄别一下，它的参考出处，由于有的来自三方媒体的解读，大概禁绝确。
第二种是文本数据。
比方：
我有一篇关于“2023年三季度斲丧洞察的文本，内容比力长，每次分段输入部分内容后，不盼望AI直接反馈，我就会说：我给你一段文本数据内容，你只必要阅读记取，不必要反馈。全部给它后，在向它提问。
举个例子：假如我想相识2023年的斲丧增长环境，AI就可以基于提供的数据，给我天生一张表格。
假如我拿到一个PDF、大概world情势，就简单了，直接上传给它，然后，让它资助读取后，提炼出来相干内容。
别的，AI还可以针对性的帮我找数据，比如，我假如说：“要从前瞻研究院、国家公开的数据机构获取的某某数据”，AI就会专门从这些指定平台中检索数据。大概，我也可以直接提供相干链接给AI，它同样能从中提取所需信息。
以是，数据处理惩罚有自导入、官方查找、文本数据三种。
04
当将外部数据导入到Excel后，必要对数据举行整理，确保质量和可用性。数据整理，重要有三个方面：
处理惩罚缺失值：
指数据会合存在的空缺、未填写部分。缺失值会影响数据分析正确性，因此要通过各种方法来处理惩罚，比如删除缺失值，大概用其他值添补。
去除重复值：
数据会合大概会存在重复的记录，这是由于数据输入错误、数据归并过程中产生的。重复记录会扭曲数据分析的结果，以是必须予以去除。
调解数据格式：
差别的数据源会以差别的格式提供数据。比方，日期和时间大概有多种表现方法，数字大概是文本格式或数字格式。为了确保数据分析正确性，必要将全部数据同一到得当的格式。
比方，在下面这个表格中，“年龄”和“收入”列中的NaN值表现缺失的数据，而“性别”列中也出现了缺失值。如许的环境在数据分析中非常常见。
怎样通过AI来处理惩罚缺失值呢？
我一样平常利用ChatExcel工具。打开ChatExcel官网后，单击“如今开始”按钮，然后单击“请上传表格”，上传必要处理惩罚的Excel文件即可，如：
●Pic©ChatExcel
在上传完Excel文件后，即可在“输入”栏中举行提问：必要留意的是，如今ChatExcel只支持上传Excel文件中的第一张工作表。
假如必要批量删除具有空值单位格的行，可在“输入”栏中举行提问：删除具有空缺单位格的行。假如结果有误，可以单击“取消”按钮后重新优化提问。处理惩罚完后，可以单击上方的“下载文件”按钮，下载处理惩罚后的表格。
固然，尚有一类属于重复值。比如下面这种表格：
ID为2和3的行是重复的。怎么去除重复值呢？
当Excel中处理惩罚数据时，常常会碰到重复值环境，即数据中存在重复的记录、数值。重复值会干扰数据分析的正确性，一样平常必要对重复值举行删除。
MicrosoftExcel内里都有一个功能是“删除重复项”，你可以用它处理惩罚。
WPSOffice，操纵流程是：“数据”“重复项”“删除重复项”。在AI中，可以直接复制表格内容，然后追加提问：”请删除以上关于日期、大概数量雷同的数据，不要表明，以表格情势输出删除后的结果”。
假如导入Excel中的数据格式有题目，大概会导致与该单位格相干的公式或盘算结果出现错误。
比方：
假如一个单位格包罗文本，但是其值将用于数值盘算，则会导致盘算错误。假如错误格式的单位格以源数据的情势用于图表制作，也会使图表表现非常。
这个表格里，存在几个数据格式题目：
起首，“ID”列中有一个数字以中笔墨符表现（"四"）。其次，“年龄”列中肴杂了数字和中文数字表现。其次，“性别”列中肴杂了中文和英文表现。再者，“收入”列中有数字和中文肴杂表现，以及字符串格式的数字。
那么，怎么处理惩罚错误的格式呢？
第一种：可以利用Excel的“更换”法删除。先选择要处理惩罚的列，然后在“查找和更换”对话框中选择“更换”选项卡，在“查找内容”中输入“XX”，单击“全部更换”按钮，即可。
第二种，用AI就比力简单了。
直接复制表格到AI中，并提问：以上数据ID、年龄、性别、收入都有肴杂，我必要改成同一的。以小写的方式。
值得一提的是，尚有一类属于多种非法的日期格式，无法通过更改单位格格式、分列的方式举行快速更改。
可以把表格内容复制到AI中，给出相应指令，说：你是一位资深Excel大家，以上内容日期我想同一一下，你给我用表格情势输出出来，立即转换成了标准的日期格式，然后再拷贝进去即可。
你看，AI能帮你干的事变很多。
比如本日所讲的：写表头、制作表头、画表格、查找数据、处理惩罚缺失值、去除重复值、调解格式。固然，尚有更高阶的，写公式....
总结而言
是的。技能变革很紧张，把握技能更紧张，改变运用技能的头脑方式划一紧张，到底什么更紧张？
千万不要以为AI只是割韭菜，它真的可以代表生产力。要不，试试看？以上内容泉源我的AI产物手册，欢迎订阅。
CopyrightYourWebSite.SomeRightsReserved.
京ICP备2023016396号-1PoweredByESCLINK.
我要评论